ერთ სისტემაში გაერთიანებული შესყიდვები – შენი ბიზნესის წარმატების საწინდარი

არ აქვს მნიშვნელობა ვინ ხართ – პატარა კომპანია, თუ დიდი ორგანიზაცია, ერთი რამ ყველას აერთიანებს: შესყიდვების გამართული პროცესის აუცილებლობა. თანამედროვე, დინამიურად განვითარებად საქმიან სამყაროში სწორედ შესყიდვები წარმოადგენს ერთ-ერთ ყველაზე კრიტიკულ ბიზნეს-პროცესს. მართლაც, რამდენად ეფექტიანად ვითარდება თქვენი კომპანია დიდწილად დამოკიდებულია იმაზე თუ რამდენად შეძლებთ დროულად, ხარისხიანად და ოპტიმალურ ფასებში შეიძინოთ ყველა საჭირო რესურსი თუ სერვისი თქვენი კომპანიის საქმიანობისთვის.

და აქ ვაწყდებით ერთ საკმაოდ გავრცელებულ გამოწვევას ბევრ ქართულ თუ საერთაშორისო ორგანიზაციაში: შესყიდვების პროცესის დაქსაქსულობას და ფრაგმენტირებულობას. ნაცვლად იმისა, რომ შესყიდვების ყველა ეტაპი იმართებოდეს ერთი, მოქნილი და მძლავრი სისტემით, ხშირად კომპანიები იყენებენ სხვადასხვა პროგრამულ უზრუნველყოფას, ფაილებს, თუ პროცედურებს, ან სულაც ქაოტურად „მართავენ“ პროცესებს.

მაგალითად, მარკეტინგული დეპარტამენტი აკეთებს ბრენდირებული პროდუქციის შეკვეთას ერთ სისტემაში (ან სულაც სისტემის გარეშე), საწარმოო განყოფილება ორგანიზებას უკეთებს ნედლეულის მიღებას მეორეში, IT დეპარტამენტი შეისყიდის კომპიუტერულ ტექნიკას მესამე პორტალის გამოყენებით და ა.შ.

მაგრამ ეს ერთიანი შესყიდვების მართვის მიდგომის ნაკლებობა იწვევს არაერთ სისუსტეს:

1. არაეფექტური და დროში გაწელილი შესყიდვების პროცესი.
2. შეზღუდული ხილვადობა და კონტროლი შესყიდვებზე.
3. ხშირი შეცდომები შეკვეთებსა და ტრანზაქციებში.
4. ნაკლები შესაძლებლობა საუკეთესო მომწოდებლის მოსაძებნად და ფასების ოპტიმიზაციისთვის.
5. ანალიტიკის ნაკლებობა რომელიც დაეხმარება გადაწყვეტილების მიღებაში.

საბედნიეროდ, არსებობს გამოსავალი ამ სიტუაციიდან. ეს გამოსავალი კი არის შესყიდვების ერთიანი და ინტეგრირებული სისტემა, რომელსაც ხშირად “one-stop shop”-ს უწოდებენ შესყიდვებისთვის. ეს თანამედროვე და მოქნილი მიდგომა, რომელსაც სულ უფრო და უფრო მეტი კომპანია ირჩევს, იძლევა მნიშვნელოვან სარგებელს ბიზნესისთვის.

შესყიდვების ერთიანი სისტემის უპირატესობებია:

1. გამართული პროცესები: ერთიანი სისტემა საშუალებას აძლევს ყველა შესყიდვასთან დაკავშირებულ გუნდს, დეპარტამენტსა და ინდივიდს იმუშაოს ერთ გამჭვირვალე და ეფექტურ პლატფორმაზე. ესაა მნიშვნელოვანი ნაბიჯი შესყიდვების ციკლის გაუმჯობესებისთვის: დეცენტრალიზებული მიდგომისგან ერთ მოქნილ, ინტეგრირებულ და ეფექტურ პროცესამდე.
2. მეტი ხილვადობა და კონტროლი: შესყიდვების ყველა ინფორმაცია ერთ ადგილას, რაც აადვილებს მენეჯმენტისთვის შესყიდვების სწორ ანალიზს, მონიტორინგსა და კონტროლს. ეს ხელს უწყობს უკეთესი ბიუჯეტირების და აუდიტის შესაძლებლობებსაც.
3. შეცდომებისა და რისკების შემცირება: ავტომატიზაცია და სტანდარტიზებული პროცესებით მცირდება ადამიანური ფაქტორის როლი და შეცდომების ალბათობა. ამასობაში მომწოდებლების უკეთესი შეფასება და მონიტორინგი ამცირებს თაღლითობისა და შეუსაბამობის (compliance) რისკებს.
4. ფულისა და დროის დაზოგვა: ერთიანი სისტემა გაგიმარტივებთ გარიგებებს, შეგიმცირებთ ტრანზაქციულ დროს და მოგცემთ მომწოდებლებთან ფასების მოლაპარაკების მეტ შესაძლებლობას. ამავდროულად ზოგავთ ადმინისტრაციულ და ქაღალდის ხარჯებს.
5. მომწოდებლებთან გაუმჯობესებული ურთიერთობები: საერთო პლატფორმა აუმჯობესებს მომწოდებლებთან კომუნიკაციას, საშუალებას აძლევს მათ უკეთ შეასრულონ თქვენი მოთხოვნები და ამავდროულად უკეთ ჩაერთონ თქვენი კომპანიის ოპტიმიზაციის სტრატეგიებში.
6. ანალიტიკის გაძლიერებული შესაძლებლობები: ერთიანი სისტემის გამოყენებით ბიზნესებს გააჩნიათ მდიდარი მონაცემთა ბაზა: დაწყებული ხარჯვის ანალიზიდან, შეკვეთების ისტორიასა და მიწოდების წარმადობამდე. ეს მონაცემები კი მნიშვნელოვანი ინსაითებით უზრუნველყოფს მენეჯმენტს და ეხმარება მათ მიიღონ უკეთესი სტრატეგიული თუ ტაქტიკური გადაწყვეტილებები.

რომ შევაჯამოთ:

დღევანდელ ბიზნეს გარემოში, სადაც კონკურენცია მძვინვარებს – ხარჯების ოპტიმიზაცია და მომწოდებლებთან მჭიდრო კავშირი უმნიშვნელოვანესი პრიორიტეტია. შესყიდვების ერთიანი მართვის სისტემა არის ძლიერი ინსტრუმენტი, რომელიც საშუალებას აძლევს ორგანიზაციებს ეფექტიანად და ჭკვიანურად მართონ შესყიდვების მთელი ჯაჭვი.

ამ მიდგომის დანერგვა შეიძლება იყოს გარკვეული ინვესტიცია დროსა და რესურსებში, თუმცა პოტენციური სარგებელი აღემატება ამ ინვესტიციას. შესყიდვების სისტემის სწორი შერჩევითა და დანერგვით თქვენ დადებთ მყარ საძირკველს თქვენი ბიზნესის დინამიური განვითარებისთვის.

ერთიანი შესყიდვების სისტემა გამოცდილი შემსყიდველისთვის ისეთივე მნიშვნელოვანი ინსტრუმენტია, როგორც GPS ნავიგატორი მძღოლისთვის უცნობ გზაზე. იგი გეხმარებათ შეამციროთ მანუალური სამუშაო და მოახდინოთ ფოკუსირება მაღალი ღირებულების აქტივობებზე.

შესყიდვების ავტომატიზაცია და გაერთიანება ერთიან სისტემაში უკვე აღარ არის პატარა ბიზნესებისთვის მიუწვდომელი გადაწყვეტილება. საქართველოშიც უკვე არსებობს ადგილობრივი სტარტაპი – Corvis-ი –  რომელიც სწორედ ამ გამოწვევას პასუხობენ.

თუ ჯერ კიდევ არ გამოგიყენებიათ შესყიდვების ერთიანი სისტემა თქვენ კომპანიაში, ახლა დროა მიიღოთ ეს გადაწყვეტილება. ეს არის ინვესტიცია, რომელიც სწრაფად გამოიღებს ნაყოფს და ნამდვილად გაამართლებს.